Excel文件怎么整体压缩？如何快速减小文件体积？

作者：佚名|分类：EXCEL|浏览：53|发布时间：2025-03-18 12:28:04

随着工作量的增加，Excel文件往往也会变得越来越大，这不仅占用了大量的磁盘空间，而且在进行文件传输或共享时也会变得缓慢。因此，学会如何压缩Excel文件，减小其体积，对于提高工作效率和节省存储空间都是非常有益的。以下是一些有效的方法来整体压缩Excel文件和快速减小文件体积。

一、使用Excel内置功能压缩

1. 优化图片和图表

打开Excel文件，选中需要压缩的图片或图表。

右键点击，选择“图片格式”或“图表工具”。

在弹出的菜单中选择“压缩图片”。

在“压缩图片”窗口中，可以选择压缩级别，如“Web/屏幕”或“打印/高分辨率”。

2. 删除不必要的格式和内容

清除不必要的格式，如多余的边框、颜色等。

删除不需要的单元格、行或列。

删除注释和隐藏的单元格。

3. 使用“另存为”功能

点击“文件”菜单，选择“另存为”。

在“保存类型”下拉菜单中选择“Excel工作簿（*.xlsx）”。

点击“工具”按钮，选择“压缩文件大小”。

根据需要选择压缩选项，然后保存文件。

二、使用外部工具压缩

1. 使用压缩软件

使用WinRAR、7-Zip等压缩软件，将Excel文件压缩成RAR或ZIP格式。

这通常可以显著减小文件体积，但可能会影响文件的打开速度。

2. 使用在线压缩工具

一些在线工具可以将Excel文件转换为更小的格式，如PDF。

例如，可以使用Smallpdf、iLovePDF等网站提供的在线转换和压缩服务。

三、优化文件存储

1. 使用压缩的文件格式

将Excel文件保存为.xlsxb（Excel Binary Workbook）格式，这种格式比.xlsx格式更小。

2. 定期清理和备份

定期清理不再需要的文件和数据。

对重要数据进行备份，以防止数据丢失。

四、快速减小文件体积的技巧

1. 减少数据精度

对于数值型数据，可以减少小数位数。

2. 使用共享工作簿

如果可能，使用共享工作簿而不是复制粘贴数据，这样可以减少文件大小。

3. 避免使用过多的宏和VBA代码

宏和VBA代码会增加文件的大小，如果不需要，可以删除。